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酒店最容易出现问题的:18 项工作,详细内容(管理重点)

项目大类 管理/检查标准描述
房态管理 1.门店各类业务收入真实、并完整、准确、及时录入PMS系统,包括但不限于隐匿收入、NOSHOW担保订单超时未确认收入等;
2.冲账、调整账目合规合理:系统内有明确原因备注,《前厅冲调帐报表》有前厅经理、店经理签字确认。按照实际房价办理入住,不可使用房费折扣这个项目,如有特殊情况确需冲调帐需有明确原因备注且有相关权限责任人签字;

3.出现空滚房费情况的自发现之日起3日内店总需要做出处理决定,并督促相关人员按实际发生额补齐,空滚房费和不明挂帐等不允许在“哑帐-应收未收”里停留超过3天,店总未在规定时间内做出处理决定或者未按时补齐款项的,驻店会计必须于超期次日上报总部财务,总部财务逐级上报公司领导。       

4.维修房、临时锁房操作规范,房间维修单所注明房间号与实际维修房间号相一致。维修房、锁房不允许过夜。(脏房过夜如何处理?)

现金管理 前台备用金账实相符,前台区域不得存放与营业款无关现金,每月抽查4次,盈取亏补,当班次结清。
结算管理 各类结账方式操作(包括但不限于支汇票、银行卡、储值卡、现金、微信、支付宝等)真实、准确,并确保款项及时到账,结算账户应为对公账户如微信、支付宝、银行卡、支汇票等,以及AR账户约定结账方式应与实际相符,对于已到账款项店长需督促相关人员及时核销。
应收账款  管理 1.AR账客户协议原件与客户资料附件保存完整(包括但不限于营业执照复印件、对方公司负责人和财务人员的联系方式等。如合同期内公司负责人和财务负责人等变更,则AR帐协议应相应变更,避免造成类似不承认往期账务情况);
2.挂账协议应一年一签,到期后及时续签;
3.转AR帐及核销时要准确核对;
4.超过180天的应收款项要由店总先行垫付未收款项的50%,之后超过一年期仍未收回的店总需要按未收回款项的30%上交,确认为坏账的应收账款,按照坏账总额,由门店承担20%,计入门店相应费用,各门店经理个人承担80%。收到应收款时及时予以结账,若不明汇款入账,需及告知前厅或销售经理核对账目,以便正确结账。
应收账款  管理 1.ota  各月结预付金按期、准确核对金额;美团、去哪网门店渠道周核对,携程、艺龙、直连渠道月核对;前厅每月5日前进行佣金审核,纸质版和电子版审核完毕后交高级经理复审,最后交驻店会计审核,帐单核对时要仔细核对现付佣金是否因未及时打给对方而导致对方直接从预付金中扣除的情况;
2.当前挂账(应退未退)超一年的及时从系统中结出并有结账记录,(查询当前挂账、临时挂账账龄分析表)。
发票管理 1.发票领用登记薄记录齐全,包括发票起讫号码、发票连号按序发放、收回记录、税务销号,作废发票及时按流程红冲处理,全部联次回收齐全,加盖作废章,与税控系统核对一致;机打发票号码是否与实体发票号码一致;购入发票妥善存放并分级保管;
2.发票记账联金额与账单消费金额及内容一致,不得”多开“、“虚开”、前台商品销售发票不得与住宿费混开、不得“转卖”发票,税控系统按要求正确设置;
3.采购发票取得未按照商品税收分类编码开具发票以及未正确选择对应税收分类编码开具的发票不得做为报销凭证报销付款,应退回开票单位重新开具。
   

会议室

管理

门店《会议室使用情况表》记录真实、完整,会议室销售收入与PMS会议室专项收入一致,如有不符不得分。
原始单据
 报表审阅
1.各种单据、报表的报送质量(账单完整、签字齐全);每天客帐单各类收款方式加总数与PMS当日收款报表各类收款方式(现金交易与银行交易)金额一致;
2.押金单需有客人签字,押金单不得有丢失或未及时收回情况,如有上述情况需要当事人按丢失押金单金额补齐,待一年后无客人索要将此款退回当事人,未及时上报和处罚参照第一项空滚房费上报与处罚规定;(客人丢失押金单,必须写明情况,并让客人签字,复印身份证件备案)
3.延时结帐未加收房费需相关权限人签字;
4.挂帐单需客人签字,当天夜审报表需要店总签字确认;
5.针对财务日审情况,最晚前厅经理、店经理次日给予反馈。
   
房卡管理 门店应按照《门锁管理制度》要求规范制卡,并规范使用、保管,包括配置卡数量,以及按制度要求设置相应有效期,卡遗失应按照挂失步骤进行操作,门店应规范制卡操作,除故障等特殊情况外,不得通过门锁系统制各类用卡开门,各类工作用卡如总控卡、楼层卡、员工卡等,如有特殊情况故障应按流程报备,如有不符不得分。制卡系统密码及相应权限:店总应掌握最高权限,其它岗位不得知晓。财务可结合制卡系统记录进行检查,门店制卡记录不得删除。不得制作正规可开启房门卡作为取电卡用。
存货管理 租赁物品台账建立完整、填写规范,班次日交接;每月月底,财务与前厅一起对前厅租借物品进行盘点。如有短缺查找原因进行处理,保证前厅租借物品完整性。如有违反具体参照第一项空滚房费上报与处罚规定
小商品月末盘点出现差异及时查找原因,针对盘盈商品做盘盈入库,盘亏商品查找原因后及时补齐。
如有促销活动,须建立促销品台账。台账建立完整、填写规范活动结束时上交财务,若促销活动跨月进行,期初、期末数成表格形式中间月份月底上交财务;促销活动是否需要有市场部签呈审核
内部用房  用餐管理 每月内部用房、用餐结算单上交准确、及时;前厅需要编制用房汇总表,店总签字后汇同系统内的零房价报表上交驻店会计审核并于每月3号前将店总签完字的用房汇总表与用房消费帐单上交至核算会计处。
计件管理 1.门店房态更新应按规范操作,清扫记录应准确完整,计件需在当月确认,工资核算人员需对客房计件统计进行核对,统计数与客房员工做房表相符一致;
2.客房经理需将每日做房底稿形成当日汇总表(由服务人员、客房经理签字确认)并传至高级经理审核签字,月末高级经理根据每日审核无误的日汇总表计算工资,最后交驻店财务存档备查。

存货管理

(客房)

一次性供应品及清洁用品使用统计表建立完整、填写规范、准确;要求每月底盘点并将纸质签字版上交财务存档;
每月对布草进行盘点,注明期初数、期末数及差额原因上报财务及高级经理处,经店经理签字后按照规定处理;
餐厅管理 早餐操作要规范,实际销售收入应完整、准确录入PMS,有早餐机门店应规范使用,如有不符不得分。为便于控制,可否考虑每个房卡最多含早2人或者不管是否含早,最多刷两下

存货管理

(餐饮)

1.餐厅需三方验货(厨师长、店经理及财务或各自委派人员),并签字;
 2.餐厅营业日报表晚餐闭餐后填写完毕交给前厅经理审核,前厅审核完毕签字确认;餐厅消费未及时挂帐发生跑单情况的由当事人按实际发生额填写缴款单及补交钱款交与前台主当班,由前台主当班录入系统,上报和处罚规定同第一项空滚房费规定;
 3.餐厅人员需每月对餐厅客用餐具及厨具等进行盘点,注明期初数、期末数及差额原因上报财务及高级经理处,经店经理签字后按规定进行处理,并将纸质签字版上交财务存档。(是否需要给餐厅和厨房定一个餐具破损率?还是可以无节制的报废?)

存货管理

(进出)

1.门店各项物资出、入库数据操作准确,前台出入库物资名称、使用部门要与财务统一;
 2.按照公司相关制度进行月末盘点,凡是涉及物资盘点(包括小商品、客房一次性物品、布草、餐厅餐具等)的须有相关人员(部门负责人、财务人员)签字。
固定资产  管理 固定资产抽盘与门店资产清册、NC固定资产卡片明细核对账实是否一致;固定资产盘点每半年进行一次;固定资产报废、清理、毁损、转移等手续齐全且资料保存完整并及时报送核算会计,如有不符不得分。
费用管理 门店应规范各类成本费用管理,据实报销,并确保单据齐全,信息完整、准确、真实,不仅限于原材料、办公用品等送货单、维修记录及耗材使用记录(纸质或易维修),还包括月末布草洗涤清单及洗涤送洗单等,如有不符不得分。  

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